Y-tunnuksen hankkiminen yritykselle – milloin ja miten sitä haetaan

Y-tunnuksen hankkiminen on tärkeä osa liiketoiminnan perustamista ja yrityksen yksilöimistä. Se myönnetään erimuotoisille yrityksille ja pysyy samana koko oikeushenkilön toiminnan ajan.

Vaikka Y-tunnus ei ole pakollinen, jos toiminta on pienimuotoista se voi olla yrittäjälle hyvä ratkaisu, sillä se tarjoaa paremmat puitteet verovelvoitteiden hoitamiseen, tehokkaaseen kirjanpitoon ja taloudenhallintaan. Lisäksi se viestii asiakkaille, että yrittäjä hoitaa liiketoimintaan liittyvät asiat ammattimaisesti ja mallikkaasti.

Tässä artikkelissa kerromme, mikä Y-tunnus on, miten sitä haetaan, milloin se on pakollinen ja mitä hyötyjä yrittäjä saa sen hankkimisesta.

Tämä artikkeli ei tarjoa neuvontaa, vaan antaa yleishyödyllistä tietoa Y-tunnuksesta ja yrittäjyydestä. Tarkista aina toimialueesi viranomaisten ohjeistukset ja vaatimukset yrittäjille sekä eri yhtiömuodoista ja näiden perustamiseen.

Mikä on Y-tunnus?

Yritys- ja yhteisötunnus eli Y-tunnus on tunnus, jonka PRH tai Verohallinto myöntää yritykselle ja yhteisölle. Se sisältää seitsemän numeroa, väliviivan ja tarkistusmerkin eli on muotoa 1234567-8.

Se myönnetään sekä yrityksille että yhdistyksille.

Mikä on TIN?

TIN (Tax Identification Number) on myös verotunnistetieto, mutta sitä ei käytetä Suomessa. Täällä vastaava verotunniste yritysten välillä on Y-tunnus tai henkilöiden kohdalla henkilötunnus. TIN-tunnusta tarvitaan ulkomailla tai eroteltaessa ulkomaisia henkilöitä tai yrityksiä raportoinnin yhteydessä, esimerkiksi vuosi-ilmoituksissa.

TIN on käytössä valtaosassa EU-maista. Ulkomaisen verotunnisteen voi tarkistaa Tin on Europa -palvelussa.

Tarvitseeko yritys Y-tunnuksen?

Y-tunnuksen tarvitsee silloin, kun yrityksen toiminta on säännöllistä ja itsenäistä ja edellyttää virallisen toimintamallin. Se on pakollinen silloin, kun yritys liittyy ennakkoperintärekisteriin tai arvonlisäverovelvollisten (ALV) rekisteriin.

Osakeyhtiöille, avoimille ja kommandiittiyhtiöille ja osuuskunnille Y-tunnus on pakollinen. Yhdistysten ja säätiöiden tulee myös hankkia Y-tunnus, jos niillä on arvonlisäveron alaista toimintaa tai työntekijöitä. Pankit myös edellyttävät Y-tunnuksen yritystilin avaamiseen.

Y-tunnus on tapa yksilöidä yritys esimerkiksi

• sopimuksissa ja laskuissa
• Verohallinnon järjestelmissä sekä kirjanpitoasiakirjoissa
• yrityksen pankkitilin avaamisessa
• luvanvaraisessa toiminnassa ja viranomaislupien hakemisessa

Kevytyrittäjyys vs. toiminimiyrittäjyys

Jos liiketoiminta on alkutekijöissään, ja toiminta on epäsäännöllistä tai sivutoimista, yrittäjä voi toimia kevytyrittäjänä ja laskuttaa asiakkaita laskutuspalvelun kautta. Mikäli toiminta on kuitenkin säännöllistä ja kasvavaa, tulisi perustaa Y-tunnus. Laskutuspalvelu hoitaa ennakonpidätyksen ja ilmoittaa tiedot verottajalle. Kevytyrittäjät eivät ole kirjanpitovelvollisia, joten se tarjoaa kevyemmän hallinnollisen taakan.

Kevytyrittäjyys ei kuitenkaan onnistu lähtökohtaisesti tavaroiden myynnissä, sillä liiketoiminnan kulujen vähentäminen verotuksessa ei onnistu kevytyrittäjänä.

Jatkuvan toiminnan ja säännöllisten asiakkuuksien kohdalla toiminimen perustaminen sekä Y-tunnuksen hankkiminen saattaa olla oikea vaihtoehto. Tämä edellyttää kirjanpitoa, mutta tuo toisaalta myös enemmän hyötyjä esimerkiksi verovähennysten muodossa. Y-tunnuksen myötä olet selkeästi yrittäjä viranomaisten ja asiakkaiden silmissä.

Lue lisää: Miten perustaa toiminimi

Miten yrityksen Y-tunnus hankitaan?

Y-tunnus myönnetään, kun yrityksen tekemä perustamisilmoitus kirjataan PRH:n yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ). Toiminimiyrittäjä voi tehdä ilmoituksen myös Verohallinnon OmaVerossa, missä voi samalla ilmoittautua arvonlisävelvollisten (ALV) tai ennakkoperintärekisteriin (tarkista vaatimukset Verohallinnon sivuilta).

Sekä yksityisen elinkeinonharjoittajan (toiminimiyrittäjän) että osakeyhtiön perustamisilmoitus tehdään YTJ-palvelussa. Saat Y-tunnuksen, kun olet allekirjoittanut ilmoituksen, maksanut Kaupparekisterin käsittelymaksun ja lähettänyt ilmoituksen. Jos valitset paperiversion ilmoituksen tekemiseen, Y-tunnus myönnetään pari päivän sisällä ilmoituksen jättämisestä.

Y-tunnuksen myöntämisestä ei anneta erillistä ilmoitusta. Y-tunnusta voi hakea noin kahden työpäivän kuluessa YTJ:n yritys- ja yhteisöhausta.

HUOMIO: Kaupparekisteri-ilmoitusten hinnat vaihtelevat yritysmuodon mukaan. Toiminimiyrittäjien kohdalla sähköinen perustamisilmoitus maksaa 75 euroa ja osakeyhtiöiden kohdalla on 300–400 euroa. Y-tunnuksen ilmoittaminen Kaupparekisteriin ei ole pakollista, ellei yrityksellä ole erillinen ja pysyvä liiketila, se palkkaa työntekijöitä tai yritys harjoittaa luvanvaraista toimintaa. Osake-, avoimille ja kommandiittiyhtiöille Kaupparekisteriin ilmoittautuminen on pakollista.

Y-tunnuksen tuomat hyödyt

Y-tunnus tuo kirjanpitoon liittyviä velvoitteita, kuten pakollisen tulojen ja menojen kirjaamisen, tositteiden säilyttämisen sekä tilinpäätöksen ja verotuksellisten ilmoitusten tekemisen. Lisäksi toiminta edellyttää tietyn rajan ylitettyään arvonlisäverovelvollisuuden, ennakkoverojen maksamisen, pakollisten vakuutusten hankkimisen ja yrittäjän eläkevakuutuksen hankkimisen.

Y-tunnus tuo myös monia hyötyjä, kuten seuraavat:

Mahdollisuus vähentää yrityksen kuluja ja hankintoja verotuksessa: Yrittäjä voi vähentää verotuksessa hankkimistaan palveluista ja tavaroista arvonlisäveron.

Yrittäjävähennys: Y-tunnuksen avulla yrittäjä saa verohelpotuksen, joka on 5 % elinkeinotoiminnan tulosta.

Arvonlisäverohuojennus riittävän alhaisen liikevaihdon kohdalla: Vaikka arvonlisäveron alarajahuojennus on poistunut 1.1.2025, sitä voi hakea takautuvasti kolmen vuoden kuluessa siitä, kun huojennukseen oikeuttava tilikausi on päättynyt.

Ammattimaisempi ote asiakkaiden suuntaan: Y-tunnus viestii asiakkaille, että yritys hoitaa kaikki lakisääteiset velvoitteensa ja toiminta on vakiintunutta, mistä voi olla hyötyä asiakashankinnassa.

Lue lisää: Miten pienyrityksen kirjanpito kannattaa hoitaa